Privacy notice for registration

Datenschutzerklärung für Veranstaltungsanmeldungen und Webauftritt

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO sowie des österreichischen DSG ist:
Tischtennis Hobby Wien
Wien, Österreich
ZVR-Zahl: 1362424843
E-Mail: office@tischtennishobbywien.at

Ein behördlicher Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO nicht vorliegen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten der Anmeldung: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Spielstärke, Antworten auf veranstaltungsspezifische Zusatzfragen, Anmerkungen, Buchungsstatus, Version der akzeptierten Teilnahmebedingungen sowie der Nachweis der vertraglichen Vereinbarung über Bildrechte (bei Minderjährigen Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten).
• Discord-Daten (je nach Veranstaltung verpflichtend oder freiwillig): Discord-Benutzername; bei Nutzung von „Mit Discord verbinden“ zusätzlich die Discord-Nutzer-ID und die Information, ob Sie Mitglied unseres Discord-Servers sind. Zugangsdaten oder Passwörter von Discord erhalten und speichern wir nicht.
• Team-Bewerbe (z. B. Bezirksliga): Vorname, Nachname und Discord-Name der Teampartnerin bzw. des Teampartners, freiwillig auch die E-Mail-Adresse, sowie der Wiener Gemeindebezirk, für den das Team antritt.
• Spielerprofil (optional): Gespeicherte Stammdaten für künftige Anmeldungen.
• Newsletter-Daten (optional): E-Mail-Adresse, Name, Anmeldezeitpunkt und Bestätigungsnachweis (Double-Opt-in).
• Sport- und Ergebnisdaten: Spielpaarungen, Ergebnisse und Ranglisten.
• Foto- und Videomaterial: Bild-, Ton- und Videoaufnahmen vom Veranstaltungsbetrieb.
• Zahlungsdaten: Transaktions- und Belegdaten bei Unkostenbeiträgen (z. B. Hallenmiete).
• Sperrliste: E-Mail-Adressen von Personen, die von unseren Veranstaltungen ausgeschlossen wurden, mit einem kurzen internen Vermerk zum Grund.
• Server- und Protokolldaten: Gekürzte IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgerufene Seite und technische Server-Logs.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Organisation und Durchführung der Events (Anmeldung, Warteliste, Einteilung, Änderungen oder Absagen): Zur Erfüllung des Teilnahmevertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erinnerungen vor dem Event: Als Bestandteil der organisatorischen Durchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Discord-Name: Organisation und Kommunikation rund um die Veranstaltung (Einteilung, kurzfristige Infos) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verbindung mit Ihrem Discord-Konto („Mit Discord verbinden“) ist freiwillig und erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Team-Bewerbe: Die anmeldende Person gibt auch die Daten ihrer Teampartnerin bzw. ihres Teampartners an und bestätigt, dazu berechtigt zu sein. Die Verarbeitung dient der Durchführung des Team-Bewerbs gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Angemeldete Teams sowie Abmeldungen werden mit Vor- und Nachnamen, Discord-Namen und Bezirk im Liga-Kanal unseres Discord-Servers bekanntgegeben, damit alle Teilnehmenden die Einteilung nachvollziehen können (berechtigtes Interesse an einem fairen und verlässlichen Ligabetrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wurde eine E-Mail-Adresse angegeben, erhält die Teampartnerin bzw. der Teampartner eine Kopie aller E-Mails zur Anmeldung und kann das Team jederzeit über den Abmeldelink abmelden.
• Veranstaltungen mit Partner-Organisatoren: Manche Veranstaltungen werden von Partnern organisiert, bei denen wir den Tischtennis-Teil vor Ort durchführen. Die Anmeldung läuft auch hier über uns. Für die Durchführung erhält der jeweilige Organisator eine Teilnehmerliste gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Welcher Partner ein Event organisiert, steht auf der jeweiligen Eventseite.
• Foto- und Videoberichterstattung: Erstellung und Veröffentlichung von Aufnahmen zur Dokumentation und Bewerbung der Vereinsaktivitäten (Website, Social Media, Presse) als vertragliche Hauptleistungspflicht und Gegenleistung für die kostenfreie Teilnahme gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 78 UrhG.
• Turnierergebnisse und Ranglisten: Berechtigtes Interesse an der Dokumentation des sportlichen Wettbewerbs gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Teilnehmerliste („Wer ist dabei?“): Freiwillige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Spielerprofil: Speicherung Ihrer Daten für künftige Anmeldungen nur auf Basis Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Newsletter: Versand nur mit ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021 (Double-Opt-in).
• Sperrliste: Schutz des Vereins, seiner Mitglieder und Gäste. Anmeldungen mit gesperrten E-Mail-Adressen werden nicht angenommen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Vereinsbetrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Buchhaltung und Belege: Gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 132 BAO).
• IT-Sicherheit und Spamschutz: Berechtigtes Interesse an der Stabilität und Sicherheit der Plattform gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Empfänger der Daten

• Zugriff auf Anmeldungen haben ausschließlich zuständige Organisatoren des Vereins. Bei Veranstaltungen mit Partner-Organisatoren erhält zusätzlich der jeweilige Partner die Teilnehmerliste dieser Veranstaltung (siehe Punkt 3).
• Webhosting und E-Mail: World4You Internet Services GmbH, Österreich (Auftragsverarbeiter, Server in der EU).
• Newsletter-Versand: Über unsere eigene Vereinswebsite mit dem WordPress-Plugin „Newsletter“, betrieben auf unserem Webspace bei World4You (Server in der EU). Bestätigte Newsletter-Anmeldungen über die Eventseite übertragen wir manuell (per CSV-Datei) in diesen Verteiler. Ein externer Versanddienst wird nicht eingesetzt.
• Discord: Discord Inc., USA. Daten werden nur übermittelt, wenn Sie „Mit Discord verbinden“ nutzen oder unserem Discord-Server beitreten. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.
• Ankündigungen: Neue Events und freie Plätze kündigen wir automatisch über den Dienst Make (Celonis SE, Deutschland) in unserem Discord-Server an. Dabei werden nur Event-Daten (Titel, Datum, Ort, Anzahl freier Plätze) übermittelt – mit Ausnahme der Liga-Bewerbe: Dort werden zusätzlich die Namen, Discord-Namen und Bezirke der angemeldeten bzw. abgemeldeten Teams übermittelt (siehe Punkt 3). E-Mail-Adressen werden nie übermittelt.
• Soziale Medien: Veröffentlichte Medien werden auf Plattformen wie Instagram, Facebook (Meta), TikTok und YouTube gezeigt. Bei Datenübermittlungen in Drittländer stützen sich die Anbieter auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
• Behörden oder Förderpartner: Datenweitergabe erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder rein statistisch in anonymisierter Form. Wir verkaufen keine Daten an Dritte.

5. Speicherdauer

• Veranstaltungsanmeldungen (inklusive der dazu versendeten E-Mails): Löschung spätestens 6 Monate nach Durchführung des Termins.
• Spielerprofile: Löschung nach 24 Monaten Inaktivität oder jederzeit auf Wunsch im Profil.
• Newsletter: Bis zum Widerruf bzw. zur Abmeldung; unbestätigte Anmeldungen nach 30 Tagen.
• Sperrliste: Bis der Grund für den Ausschluss wegfällt; Einträge werden spätestens alle 5 Jahre überprüft.
• Foto- und Videomaterial: Für die Dauer der Vereinschronik und Dokumentation, solange kein berechtigter Widerruf vorliegt.
• Buchhaltungsbelege: 7 Jahre gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 132 BAO).
• Server-Logs: Rollierende Löschung nach maximal 48 Stunden.

6. Cookies und externe Dienste

• Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Session-Cookie (wird beim Schließen des Browsers gelöscht) sowie ein Cookie für die Schnell-Anmeldung (bis zu 180 Tage).
• Es erfolgt kein Tracking, keine Webanalyse und keine Profilbildung zu Werbezwecken. Wir zählen lediglich anonym, wie oft unsere Seiten pro Tag aufgerufen werden, über welche Art von Website Besucher:innen zu uns kommen (z. B. Google, Facebook) und ob sie ein Handy oder einen Computer verwenden - ohne Cookies, ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu einzelnen Personen.
• Schriftarten (Fonts) liegen lokal auf unserem Server.
• Karten (OpenStreetMap): Werden erst geladen, wenn Sie aktiv auf „Karte laden“ klicken (Zwei-Klick-Lösung). Erst dann wird Ihre IP-Adresse an die OpenStreetMap Foundation übertragen.
• „Mit Discord verbinden“: Erst wenn Sie diesen Button anklicken, werden Sie zu Discord weitergeleitet und Daten mit Discord ausgetauscht.
• Externe Links (z. B. zu Google Maps, Google Kalender, WhatsApp, Instagram, Discord) übertragen erst nach aktivem Anklicken Daten an den jeweiligen Anbieter.

7. Kinder unter 14 Jahren

Bei Kindern unter 14 Jahren ist die Anmeldung zwingend durch die Erziehungsberechtigten vorzunehmen, welche auch die Zustimmungen und vertraglichen Vereinbarungen erteilen (§ 4 Abs. 4 DSG).

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu. Freiwillig erteilte Einwilligungen (z. B. Newsletter, Spielerprofil, Discord-Verbindung) können Sie jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an office@tischtennishobbywien.at.

Zudem besteht das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at